Existem muitos tipos de instruções: curtas, longas, para crianças, para funcionários, impressas em papel, digitais e muito mais! Mas todos eles têm uma coisa em comum e isso é educar o usuário ou leitor.
A importância das instruções reside no fato de que são elas que nos explicam de forma clara e simples como fazer algo , qual procedimento seguir para atingir um objetivo ou como entender como funciona algum dispositivo ou jogo.
Mas você sabe fazer um instrutivo ? Aqui vamos te ensinar como fazer um manual de trabalho, um jogo, um brinquedo reciclado e muito mais. Além disso, compartilhamos algumas ferramentas para escrever um manual de instruções em Word para que qualquer usuário possa entendê-lo.
Como fazer uma instrução?
É comum que as empresas tenham instruções de trabalho na forma de manuais que descrevam as atividades específicas a serem realizadas em cada área , sendo estas bastante importantes para conseguir atingir os objetivos de trabalho, manter a segurança dos trabalhadores e garantir o sucesso produtivo dos a empresa. .
Para fazer uma instrução de trabalho, você deve primeiro se fazer as seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo do tutorial?
- Para quem ou para quem será dirigido?
- Quais serão os procedimentos ou atividades específicas a serem realizadas?
- Como agir em caso de um possível incidente?
Uma vez apontadas as questões acima, devemos desenvolver esses tópicos um a um usando uma linguagem clara, para facilitar o entendimento do usuário. Embora não exista uma regra estrita de como fazer uma instrução de trabalho.
As instruções podem ser feitas de várias maneiras; são infográficos que descrevem os passos a seguir com pouco texto e imagens, só podem usar imagens; eles também são textos escritos como uma lista de instruções ou podem ser um manual do usuário .
Para cada um desses casos, usar o aplicativo Word como processador de texto para realizar as instruções é uma excelente opção e aqui ensinamos como usá-lo.
Passo 1.- Escolha o tema que o manual do usuário terá
Os manuais de usuário são comumente utilizados em empresas para realizar trabalhos específicos ou para aprender a utilizar um dispositivo de qualquer tipo , portanto para fazer este instrutivo é preciso ter clareza sobre o que será registrado, por exemplo, o funcionamento de uma máquina na empresa .
Passo 2.- Documente cada um dos passos
Você pode se orientar nas seções anteriores para isso, o processo é o mesmo, descreva cada uma das ações a seguir , essas serão as etapas, depois ordene-as listando-as e é muito importante usar imagens que descrevam as ações para torná-los muito mais compreensíveis, colete-os todos em uma pasta para inseri-los no Word.
Passo 3.- Abra ou Microsoft Word
Você pode fazer isso desde o início do Windows clicando duas vezes no ícone do aplicativo, o menu Arquivo será aberto, clique em Novo e depois em Criar documento em branco.
Passo 4.- Configurar a página do Word
Entre no menu Design da Página e clique na opção tamanho , uma lista será exibida e selecione o formato A4 ; depois no mesmo menu clique em Orientação e escolha horizontal ; para fazer as margens, selecione a opção correspondente clicando nas margens estreitas.
Passo 5.- Configure as instruções em formato de livro
Dentro do menu Design da página, clique na opção configurar página, então uma janela se abrirá com três seções diferentes (margens, papel e design) na primeira , procure a seção de páginas, clique na lista suspensa que lhe mostrará uma série de opções, selecione o formato do livro e clique em OK.
Passo 6.- Defina as configurações da borda da página
No mesmo menu, clique na opção bordas da página, uma janela será aberta e na seção Borda da página selecione a opção <frame> e clique em aceitar, uma moldura aparecerá em toda a página.
Passo 7.- Atribuir a cor da página
Dentro do menu de design há outra ferramenta que você vai usar para colorir a página, clique na opção “cor da página” e selecione a que preferir, neste caso recomendamos usar tons claros.
Passo 8.- Faça a cobertura
Esta é a seção mais colorida de todo o tutorial e fazer isso pode ser um pouco complicado, então use a ferramenta de capas padrão no Word clicando no menu Inserir , selecione a opção Capa e escolha a que você mais gosta.
Passo 9.- Faça o índice das Instruções
Para isso, recomendamos que você faça primeiro uma lista com ela, você pode dividi-la com os títulos das etapas ou as partes em que as Instruções estão divididas ; em seguida, escreva a palavra INDEX em letras maiúsculas; selecione Word Heading 1 e clique no ícone central.
No menu Inserir, clique em Tabelas e insira uma das duas linhas e o número de colunas que correspondem ao total dos itens do índice, por exemplo 20 itens 20 colunas; depois arraste a primeira linha quase até o final para que uma fique maior que a outra, e por fim na 1ª linha adicione o Item e na segunda o número da página.
Passo 10.- Remova as bordas da tabela Index
Selecione a tabela e retorne ao menu de desenho; clique na seção Fronteiras; escolha a opção <Sem bordas> automaticamente as linhas das tabelas desaparecerão, e o conteúdo ficará muito mais elegante.
Passo 11.- Defina a pontuação da fonte e adicione o conteúdo
É hora de escrever as instruções, para isso a primeira coisa é escrever o título e selecionar o título padrão 1 do Word, depois centralizá-lo na página ; deixe dois espaços com <Enter> para começar a desenvolver o conteúdo; Dê um título a cada etapa e use o título 2 padrão do Word, deixando o alinhamento à esquerda.
Use a fonte padrão do Word (Calibri) ou altere para Arial, a pontuação deve ser 12 e caso as etapas tenham legendas use o título 3 ; Você também pode usar marcadores para listas ou ao descrever recursos rapidamente.
Após terminar cada etapa, insira a imagem correspondente , para isso clique no menu inserir, selecione o ícone para imagem , uma janela se abrirá para as pastas do seu computador, procure a imagem selecionada e clique em Inserir; em seguida, sombreie os textos de cada etapa e use o alinhamento <justify>.
Passo 12.- Salve e imprima as instruções no Word
Após concluir cada uma das etapas e escrever as instruções, selecione o menu Arquivo, clique em Salvar como; Em seguida, você dará um nome ao arquivo e selecionará o tipo de formato em que será salvo, exibirá a lista, clique em PDF , escolha a pasta em que deseja salvar e pressione o botão salvar.
En el mismo menú de Archivo selecciona la opción para imprimir , configura la cantidad de copias que quieres del documento, si se imprimirá a una cara o doble, si usaras solo tinta negra o CMYK, selecciona la impresora y por ultimo has click en el botón para imprimir.
Como fazer uma instrução para crianças?
Sabemos que as crianças, pela sua natureza, podem ser um pouco difíceis de conseguir que façam uma tarefa e ainda mais quando esta tarefa está implícita num manual de instruções. Mas, isso não funciona se conseguirmos capturar a atenção deles, aproveitando nossa criatividade .
Com as crianças aprenderão de forma prática a realizar procedimentos específicos, sem a ajuda de outra pessoa na maioria dos casos; por isso estas instruções devem ser claras, com linguagem simples e acompanhadas de recursos gráficos que permitam à criança analisar, processar e aprender os passos ou processos a seguir e nesta secção ensinamos a fazê-lo.
Passo 1.- Escolha o tópico que as instruções terão
O primeiro passo a seguir é selecionar qual tema as instruções terão , por exemplo, você pode ensinar uma ação como amarrar os sapatos ou um procedimento para montar um objeto como um carrinho de brinquedo.
Passo 2.- Faça uma lista com os materiais necessários
Em um pedaço de papel, no celular ou mesmo no computador, faça uma lista com todos os materiais necessários para realizar o procedimento nas instruções e as quantidades exatas que você precisa de cada um ; apóie-se nas vinhetas ao fazer a lista para diferenciar cada material; por exemplo seguindo o tema dos sapatos
Um par de sapatos com cadarço
Passo 3.- Faça um esboço com todos os passos que seguem em ação
No mesmo local onde você escreveu a lista de materiais, descreva cada uma das etapas que devem ser seguidas com o máximo de detalhes possível, registre cada movimento que é feito e as vezes que deve ser repetido; Uma forma de te ajudar, para que você não perca nenhum aspecto, é gravar alguém e depois assistir ao vídeo para descrever a ação.
Passo 4.- Numere e intitule cada um dos passos
Recomendamos que no texto que você fez na etapa anterior sublinhe cada uma das mudanças de ação enquanto descreve o procedimento , estas serão as etapas, depois use palavras claras e simples para intitulá-las e ordená-las na Etapa 1, 2, 3 , 4... ; por exemplo.
- Passo 1: Pegue os cadarços com as duas mãos
- Passo 2: Meça e organize os cadarços para que tenham o mesmo comprimento
- Passo 3: Faça o primeiro nó dos cadarços
Passo 5.- Descreva os passos e insira imagens para cada um deles
Que uma imagem descreva a ação que a criança deve realizar é muito importante para que ela possa entender as instruções ; as crianças são visuais e compreendem muito melhor se lhes for mostrado como fazer tudo.
Ilustrar ou tirar fotos dos movimentos das mãos ao amarrar os cadarços , recomenda-se que sejam de uma a três imagens dependendo da complexidade do movimento.
Passo 6.- Revise cada um dos passos novamente
Após terminar de fazer cada uma das etapas, revise-as e verifique se elas são compreensíveis , de fato, você pode tentar mostrar e perguntar a outras crianças se elas entenderam o texto que descreve as etapas e se as imagens representam, se sim, as instruções para crianças estará quase terminado.
Passo 7.- Estruturar toda a informação
Quando todo o conteúdo das instruções estiver pronto e revisado, transfira-o para o formato em que você o fará; Para fazer isso, você deve encomendá-lo da seguinte forma :
- Título que você dará às Instruções
- Lista de materiais
- Passos, você pode organizá-los um abaixo do outro verticalmente e fazer colunas ou horizontalmente um ao lado do outro
- Seja qual for o caso todos com suas respectivas imagens
Como fazer uma instrução de trabalho?
Muitos trabalhos exigem que as atividades sejam realizadas de forma específica e sem qualquer variação , isso garantirá que mesmo que o pessoal seja rotacionado ou trocado de cargo, quem chegar ao cargo seguirá esses passos à risca , por isso, fazendo um manual de instruções não é uma tarefa fácil, tem um nível bastante alto de especificidade, clareza e precisão.
Na próxima seção, mostraremos quais são os passos que você deve seguir para fazer um instrutivo com sucesso.
Passo 1.- Escolha a tarefa ou procedimento para realizar a instrução
A primeira coisa que você deve fazer é definir qual tarefa deseja registrar para que possa ser feita automaticamente , em trabalhos de escritório é muito comum fazer documentos de uma forma específica, por exemplo um relatório semanal .
Passo 2.- Estruture todas as partes em que se dividem as instruções
Recomendamos que você anote todos os movimentos, ações, entre outros que você realiza ao escrever o relatório e liste as partes que o compõem ; por exemplo: data, cabeçalho, nome do departamento da empresa, a quem se dirige, entre outros.
Você pode registrar um trabalhador que sabe como fazê-lo ao pé da letra e descreve cada uma de suas ações, desta forma será mais fácil registrar as etapas que compõem as instruções do relatório.
Passo 3.- Liste cada um dos passos que compõem as instruções
Depois de terminar o rascunho do seu instruível, verifique se você não esqueceu nenhuma de suas etapas e depois em um título de lista cada uma delas por exemplo:
- Passo 1: Abra um novo documento no processador de texto
- Passo 2: Escreva a data em que o relatório está sendo feito
- Etapa 3: insira o logotipo da empresa
- Passo 4: Escreva o cabeçalho do relatório
- Passo 5: Deixe dois espaços e coloque o título do relatório com a fonte estabelecida
- Etapa 6: Escreva a introdução do relatório
- Passo 7: Anote todas as atividades que foram realizadas no mês e seus resultados
- Etapa 8: Inclui informações sobre o tempo e a quantidade de recursos utilizados
- Passo 9: Insira os gráficos com as projeções das atividades da semana
Passo 4.- Escreva o conteúdo de cada um dos passos
Detalha muito bem em que partes esta etapa é composta, o mais recomendado é que você use uma linguagem na terceira pessoa e faça uso dos verbos no infinitivo e imperativo, marcadores e numeração são uma boa ferramenta ; por exemplo:
Passo 4: Escreva o cabeçalho do relatório
O cabeçalho do relatório consiste nas seguintes partes:
- Nome completo da empresa
- Nome do departamento da empresa que faz o relatório
- Nome do subdepartamento responsável pelo departamento que faz o relatório
- Nome e cargo do responsável pelo departamento que faz o relatório
- Nome do departamento a quem o relatório é dirigido
- Nome e cargo do responsável pelo departamento a quem se dirige o relatório semanal
Passo 5.- Identifique as Instruções
Assim que terminar os passos, acrescente uma folha no início do documento onde coloque o nome das Instruções e a informação da pessoa que a executou , desta forma será mais fácil identificá-la quando necessário.
Passo 6.- Use imagens e salve as instruções
Você pode adicionar imagens que descrevem o procedimento para identificar cada etapa; Podem ser fotografias ou ilustrações dos documentos, por exemplo; quando terminar salve as instruções em seu computador ou imprima e coloque em um local seguro.
O que é uma Instrução?
A palavra instrutivo deriva do verbo instruir , que significa ensinar, educar, explicar ou ilustrar . Assim, um manual de instruções é um texto explicativo cuja finalidade é dar as orientações necessárias a um leitor ou usuário quanto à realização de um procedimento para realizá-lo de forma eficaz.
Um manual de instruções também nos informa sobre o funcionamento correto de um determinado artigo, como, por exemplo, o manual de instruções para o uso de um dispositivo eletrônico.
A extensão de um manual de instruções dependerá do grau de complexidade do referido artigo ou coisa, podendo ser curto se se tratar de instruções simples, como no caso de uma receita culinária, ou bastante longo, como, por exemplo, o manual de instruções de algumas máquinas pesadas.
Exemplo
A seguir, exemplificamos um manual de instruções para uma receita culinária:
Esperamos que este artigo sobre como fazer um tutorial tenha sido útil! Muitos sucessos!