Com o depósito direto, o cheque de pagamento de um funcionário é encaminhado eletronicamente para uma ou mais contas bancárias.

Um depósito direto em folha de pagamento é um procedimento que permite ao empregador encaminhar eletronicamente o pagamento líquido de um funcionário para uma ou mais contas bancárias. Utilizar esse processo para compensar os funcionários por seu trabalho ajuda a simplificar a papelada e elimina a necessidade de o funcionário encontrar uma oportunidade de depositar manualmente o cheque de pagamento. O uso de depósito direto em folha de pagamento se tornou mais comum nos últimos anos e é especialmente popular entre empresas que optam por terceirizar as tarefas de folha de pagamento para um fornecedor.

O uso da estratégia de depósito direto para fornecer salários e vencimentos aos funcionários é simplificado pelo uso da tecnologia da Internet. As pequenas empresas que têm contrato com um provedor de serviços de folha de pagamento normalmente podem fazer upload de informações sobre a folha de pagamento que está por vir em um determinado dia da semana. O serviço de folha de pagamento lida com o cálculo de impostos retidos na fonte, prêmios de seguro ou outras deduções e publica um relatório online da estrutura final da atividade da folha de pagamento para esse período de pagamento .

Ao associar informações bancárias a cada conta de funcionário no programa de folha de pagamento, é possível que o serviço de depósito direto da folha de pagamento distribua o salário líquido entre mais de uma conta. Não é incomum que os funcionários forneçam números de contas de poupança e também de contas correntes. Supondo que o serviço de folha de pagamento seja fornecido com os dados da folha de pagamento em tempo hábil, o serviço executa depósitos eletrônicos para cada funcionário na tarde anterior ao dia de pagamento oficial. Isso possibilita que os bancos lançem os depósitos nas contas no dia de pagamento real. Por sua vez, os funcionários podem usar esses fundos até o fechamento do negócio na data de lançamento.

Muitos serviços que supervisionam as funções da folha de pagamento fornecem a cada funcionário acesso online ao histórico de pagamento do ano corrente. O detalhe inclui o pagamento bruto ganho em cada período, juntamente com uma divisão de todas as atividades retidas na fonte e o valor do pagamento líquido lançado em cada conta bancária listada no banco de dados para aquele funcionário. Não é incomum um serviço de depósito direto da folha de pagamento fornecer ao funcionário uma cópia impressa do recibo para cada período de pagamento que reflete qualquer tipo de atividade lucrativa.

Vários programas de software de folha de pagamento também permitem que os empregadores que gerenciam as funções da folha de pagamento internamente configurem transferências eletrônicas de pagamento líquido para as contas bancárias associadas a cada arquivo do funcionário. Como os serviços de folha de pagamento, esses programas de software geralmente iniciam o depósito direto na folha de pagamento na tarde anterior à data de pagamento, possibilitando que os fundos sejam lançados no dia de pagamento real. O software também lida com o processo de geração de recibos impressos para cada funcionário, bem como a criação de relatórios de folha de pagamento que podem ser impressos quando e conforme necessário.