Um sistema de informação automatizado é simplesmente um sistema pelo qual as informações são processadas para coleta e distribuição por meio de uma série de processos automatizados. O sistema geralmente requer muito pouca interação humana além da configuração e manutenção. Geralmente é usado para acessar informações e enviá-las a indivíduos. Aqueles que usam esses tipos de sistemas incluem governos, bibliotecas e empresas privadas.
Na maioria das bibliotecas, catálogos de cartões antigos foram substituídos por sistemas de computador.
O uso de um sistema de informação automatizado, também conhecido como sistema automatizado de gerenciamento de informação , pode ser de grande benefício tanto para instituições governamentais quanto para empresas privadas. O processo de disseminação rápida de informações por meio de um sistema automatizado pode economizar muitas horas de trabalho tedioso, proporcionando economia de custos para a entidade que precisa distribuir essas informações. Esse tipo de sistema pode fazer de tudo, desde lembrar as pessoas quando uma conta está vencida até alertar sobre uma situação potencialmente séria.
Os catálogos de fichas da biblioteca geralmente estão disponíveis online.
Um exemplo de sistema de informação automatizado com o qual muitos nos Estados Unidos estão familiarizados é o sistema Amber Alert . Este sistema é uma rede nacional automatizada para alertar os indivíduos sobre uma possível criança sequestrada. O sistema pode ser ajustado para que as informações sejam enviadas para uma área geográfica limitada onde a criança provavelmente estará. Em minutos, ele pode ser exibido ou transmitido em sinais de trânsito, televisão e rádio, e-mails, chamadas telefônicas e até mesmo mensagens de texto para telefones celulares. Usar indivíduos para distribuir essas informações não só seria muito caro, mas também desperdiçaria um tempo valioso, permitindo que um possível criminoso fugisse com a criança.
Um sistema de informação de biblioteca automatizado é especialmente útil para quem procura materiais de biblioteca específicos. Freqüentemente, todo o catálogo de fichas de uma biblioteca está disponível tanto na própria biblioteca, usando a rede da biblioteca, quanto online. Assim que os livros forem digitalizados, eles serão imediatamente mostrados como disponíveis, sem a necessidade de trabalho posterior do bibliotecário. Os recursos online desse tipo de sistema de informação automatizado são especialmente convenientes para o usuário da biblioteca. Não há necessidade de ir à biblioteca, apenas para ficar desapontado se os materiais desejados não estiverem disponíveis, pois podem ser verificados diretamente de casa.
Em empresas privadas, um sistema de informação automatizado também pode ser muito importante, especialmente quando se trata de vendas e satisfação do cliente. Por exemplo, aqueles que conduzem campanhas de marketing em massa por telefone podem usar esses sistemas para rastrear clientes. Alguns desses sistemas não apenas discarão o número, mas podem fornecer todo o discurso de vendas. Em outros casos, o telefone que está tocando será encaminhado diretamente para um comerciante ao vivo. Esse tipo de sistema também pode controlar as horas dos funcionários e a folha de pagamento .
O sistema Decimal de Dewey – agora amplamente substituído por sistemas automatizados de catalogação eletrônica – usa uma categoria de número para diferentes assuntos, como 000 para ciência da computação.